Les documents d'appel d'offres sont très souvent composés de plusieurs documents séparés. Dans le meilleur des cas, il n'y aura qu'un devis relié et un ensemble de plan relié. Dans d'autres cas, il peut y avoir un devis et des plans d'architecture, un devis et des plans de structure, un devis et des plans de civil, un devis et des plans de mécanique, un devis et des plans de plomberie et un rapport de sol ; tous ces documents ayant leur propre reliure. tout cela sans compter les addendas. Ces mêmes documents, dans le cadre de l'élaboration du projet, sont émis en plusieurs version préliminaires. Cela peut donc facilement causer des erreurs de version ou encore, certains documents peuvent manquer.
Il peut aussi y avoir des contradictions dans les différents documents, des erreurs diverses présentes dans les différents documents et les plans peuvent ne pas être à l'échelle. Voilà donc les éléments différents éléments à vérifier dans les documents de soumission.
Avant de commencer à soumissionner, lors de l'étape de l'étude des documents de soumission, il faut donc que l'estimateur vérifie la validité des différents documents qu'il a en sa possession. Il faut s'assurer que les émissions des plans et des devis correspondent bien à celles pour soumission. Il faut aussi s'assurer qu'il n'y ai aucun document manquant et que tous les addendas émis à date soient présent. Au besoin, il peut être nécessaire de valider le tout avec les professionnels du projet.
L'estimateur doit aussi porter une attention à la validité des plans et devis afin qu'ils n'y ai pas d'erreurs ou contradictions qui pourraient causer des problèmes lors de l'estimation ou lors de la construction.
Finalement, l'estimateur doit valider les échelles des vues des plans car dans certains cas, il peut être utile de prendre des quantités directement sur les plans à l'aide d'une table digitale ou à l'aide d'une règle à échelle. Cette validation peut se faire en vérifiant les dimensions des objets sur le plan papier par rapport aux cotes et à l'échelle inscrites sur la vue. Les problèmes fréquemment rencontrés causant ce genre d'erreur sont :